6698 Sayılı KVKK Kapsamında Aydınlatma Metni

eDosya Yazılım ve Bilişim Teknolojileri A.Ş. (“eDosya” veya “Şirket”) olarak, bulut tabanlı hukuk bürosu yönetim platformumuzu kullanan hukuk büroları, avukatlar, büro personelleri ve onların müvekkillerinin kişisel verilerinin korunmasına ve gizliliğine azami hassasiyet göstermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca, veri işleme süreçlerimiz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Sıfatı

eDosya platformu, abonelik esasına dayalı bir Yazılım Hizmeti (SaaS) sunmaktadır. Platform üzerinde hesap açan hukuk bürosu yöneticileri ve avukatların doğrudan kendi üyelik ve faturalandırma bilgileri yönünden Şirketimiz Veri Sorumlusu sıfatını haizdir.

Hukuk büroları tarafından sisteme yüklenen müvekkil bilgileri, dava dosyaları, safahat kayıtları ve mahkeme evrakları bakımından ise ilgili Hukuk Bürosu / Avukat “Veri Sorumlusu”, teknik altyapı ve barındırma hizmeti sunan eDosya ise “Veri İşleyen” konumundadır. Şirketimiz, büro verilerini yalnızca hizmet sözleşmesi ve veri sorumlusunun talimatları sınırında işler.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Platformumuz üzerinden işlenen veriler aşağıdaki kategorilerle sınırlıdır:

• Kimlik Verisi: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, vergi numarası.
• İletişim Verisi: E-posta adresi, cep telefonu numarası, büro tebligat adresi.
• Mesleki ve Kurumsal Veriler: Bağlı olunan baro, baro sicil numarası, büro unvanı, yetki rolleri.
• Dava ve Takip Bilgileri: Mahkeme ve icra esas/karar numaraları, poliçe ve plaka bilgileri, duruşma tarihleri ve safahat notları.
• İşlem Güvenliği ve Sistem Verisi: Kullanıcı IP adresi, oturum açma tarih/saat damgaları, parola hash kayıtları (bcrypt), şifreli erişim logları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla mevzuata uygun şekilde işlenmektedir:

• eDosya platformunun lisans ve abonelik süreçlerinin yürütülmesi,
• Dava, icra ve hukuki iş süreçlerinin çok kullanıcılı olarak güvenle arşivlenmesi,
• Müvekkillerin yalnızca kendi dosyalarına özgü safahatları 7/24 takip edebileceği güvenli portalın işletilmesi,
• Kullanıcı doğrulama (Authentication), rol bazlı yetkilendirme (RBAC) ve yetkisiz erişimlerin engellenmesi,
• Sistem içi işlem geçmişinin (Audit Log) geriye dönük teyidi ve ihtilaf durumunda delil güvenliği,
• Hukuki, mali ve vergisel mevzuattan kaynaklanan resmi yükümlülüklerin ifası.

4. Verilerin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarım Amaçları

Kişisel verileriniz, açık rızanız veya KVKK Madde 5 ve 8 kapsamındaki yasal istisnalar haricinde hiçbir surette ticari amaçlarla üçüncü şahıslara satılmaz veya devredilmez. Veriler yalnızca:

• Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde yerleşik, Tier-3 sertifikalı yüksek güvenlikli veri merkezlerine (sunucu barındırma ve şifreli veri tabanı yedeklemesi amacıyla),
• Yasal bildirim, adli müzekkere veya mahkeme kararları kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Abonelik tahsilatlarının güvenle yürütülmesi amacıyla BDDK lisanslı ödeme altyapı sağlayıcılarına aktarılabilmektedir.

5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Verileriniz; web sitemiz, mobil uyumlu platform arayüzü, elektronik formlar, API entegrasyonları ve sistem sunucularının otomatik log mekanizmaları aracılığıyla tamamen dijital yollarla toplanmaktadır.

İşlemenin hukuki sebebi; “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması” (KVKK m.5/2-c), “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” (KVKK m.5/2-ç) ve “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat” (KVKK m.5/2-f) hükümleridir.

6. Veri Güvenliği ve İzolasyon Standartları

eDosya, çok kiracılı (multi-tenant) veri mimarisinde her bir hukuk bürosunun verisini mantıksal olarak izole etmekte (Tenant Isolation), iletim halindeki verileri TLS 1.3/AES-256 protokolleri ile şifrelemekte ve parolaları tek yönlü kriptografik tuzlama (bcrypt) ile veritabanında saklamaktadır.

7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız (Madde 11)

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sahipleri;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme haklarına sahiptir.

8. İletişim ve Başvuru Usulü

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tevsik edici belgeler ile birlikte info@edosya.com.tr adresine kayıtlı elektronik posta (KEP) veya güvenli elektronik imza ile başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınız en geç 30 (otuz) gün içerisinde mevzuata uygun şekilde sonuçlandırılacaktır.